W branży paliwowej koniec miesiąca to tradycyjny czas wzmożonych zamówień. Strategia „robienia kosztów” w ostatniej chwili jest powszechna, jednak wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) istotnie zmienia techniczne aspekty dokumentowania takich transakcji.
Co się zmienia wraz z KSeF?.
Do tej pory w systemach sprzedażowych istniała pewna elastyczność – przy wystawianiu faktury papierowej lub elektronicznej (PDF) można było wpisać datę wystawienia z ostatnich dni poprzedniego miesiąca, nawet jeśli fizycznie dokument generowano kilka dni później.
W systemie KSeF ta furtka zostaje zamknięta:
- Data wysyłki to data wystawienia: Faktura zostaje uznana za wystawioną w momencie jej przesłania do systemu KSeF i nadania numeru identyfikacyjnego.
- Brak możliwości cofnięcia daty: Nie da się wysłać faktury 2 marca z oficjalną datą wystawienia 28 lutego. System odnotuje faktyczny czas operacji.
Dobra wiadomość: data na fakturze to nie wszystko
Choć sztywne daty w KSeF mogą budzić niepokój, warto pamiętać o korzystnych dla przedsiębiorców przepisach dotyczących odliczania VAT. Kluczowe jest rozróżnienie daty wystawienia dokumentu od daty powstania obowiązku podatkowego.
Zgodnie z aktualną linią orzeczniczą i przepisami o VAT:
Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych i otrzymasz fakturę za towar/usługę zrealizowaną w lutym (nawet jeśli sama faktura została wystawiona w marcu), możesz odliczyć ten podatek w deklaracji za luty – pod warunkiem, że otrzymasz dokument przed złożeniem deklaracji za ten miesiąc.
Oznacza to, że Twoi klienci nadal mogą „zrobić koszty” w danym miesiącu, o ile paliwo zostało dostarczone przed jego końcem, a faktura trafi do nich przed rozliczeniem podatkowym.
Ważne wyjątki
Należy jednak pamiętać o jednym istotnym ograniczeniu:
Metoda kasowa: Powyższe ułatwienie nie dotyczy firm rozliczających się metodą kasową. W ich przypadku prawo do odliczenia VAT powstaje dopiero w momencie faktycznej zapłaty za fakturę.
Ważne informacje dla Twoich kontrahentów
Zmiany w KSeF wymuszają większą dyscyplinę dokumentacyjną, ale nie blokują możliwości optymalizacji kosztowej. Najważniejszy pozostaje moment dostawy towaru. Jeśli dostarczymy paliwo do 28 lutego, klient (na zasadach ogólnych) rozliczy ten koszt w lutym, nawet jeśli systemowa data wystawienia faktury w KSeF wskaże początek marca.
